一場從 7 人到 70 人的社會設計行動,如何才能永續經營?

文:Social AED 發起人林紹偉、營運總監康涵慈
「如何開始最困難的第一步?」是許多懷有夢想的人,遇到的第一個大哉問。
上一篇專欄文章中,我們聊到了 Social AED 是如何從小小的行動開始,在數不盡的挫折中向市場學習,成長為現在的 70 人團隊。我們鎖定著「下班/下課後的社會設計行動」,並摸索出使用者渴望的服務,這個過程是令人興奮的,但是創造的價值該如何「永續」,卻是我們不得不面對的另一個大哉問。
在經歷了各種嘗試之後,終於找到了最適合 Social AED 推出的服務,這些服務串連起了我們面向使用者的「外部系統」,但在走到這一步之前,我們意識到需要支撐起這些服務,就需要全面的組織功能,與嚴謹的組織架構,才能讓一切順暢地轉動起來,成為運轉整個 Social AED 的「內部系統」。
在打造內部系統的路上,我們面臨了幾項挑戰:
  • 缺乏資源如何推動專案?
  • 從 7 人到 70 人,組織變大後如何高效合作與管理?
  • 當成員對於組織願景的想像不同,願景可以調整嗎?
此次文章,將分享我們是如何突破挑戰、建立起一個以願景為核心驅動力的組織架構。

草創時期沒有資源,那就和別人交換吧!

常常有人問,在沒有投入一毛錢的前提之下,是如何一路走到今天的?
回想當初,我們就連舉辦一場小活動,都沒有自己的場地可以使用,所以我們的做法是不斷地「交朋友」,準確來說其實是「交換資源的互惠合作」,譬如合作夥伴希望能在場地空間的閒置時段,導引更多關注社會議題的人流,營造出社會創新的對話氛圍,進一步認識場地空間所能提供的承租服務,除此之外,Social AED 更釋出公關票邀請合作夥伴的社群粉絲,作為免費使用空間的實質交換。
這樣的資源交換有數不清的模式與型態,起初是空間、後來有了媒體、甚至是出版品,慢慢地我們發現,需要一個專門的組別,讓各個對外業務能夠擁有充足的資源,持續推出穩定品質的服務,因此「事業發展組」出現了,專注在導入各式資源,與外部夥伴互利互惠,找出共好共榮的合作模式。
許多初創的團隊或是專案行動,都會因為資金匱乏而感到困頓。但沒有錢,也會有突破困境的做法,關鍵是盤點自身擁有的資源,並洞悉合作夥伴的需求,培養彼此合作的默契。而這也是「創新設計流程」告訴我們的——如何在各種限制之下,具體可行地踏出小小的一步,並且持續地進步。
找到關鍵的夥伴與資源,是 Social AED 的開始,也是我們努力提供的服務之一——協助有志者在社會設計的道路上,找到夥伴與資源。(同場加映:0 元改善柬埔寨廚房裡的濃煙!學會「創新設計流程」,沒資源、沒人力也能創造改變
隨著資源的導入與社群夥伴的結盟,我們開始可以做到更多組織初期無法展開的行動,但這也同時加重了全體幹部的工作量,我們發現組織需要開始擴大,因為每一位幹部都只投入自己能負荷的時間心力,這意味著我們需要有許多人以及更複雜的運轉模式,才能一起成就這一切。
但隨之而來的兩個問題出現了:如何有效地尋找適合的夥伴?龐大的組織如何高效合作與管理?

當組織變大之後,用標準作業流程促進內部高效運作

Social AED 初期打拼的過程很令人懷念,當時一切都還是模糊的想法,我到處招兵買馬,逢人就說:「我有個夢想。」,現在回想起來真的是常常嚇到人吧(笑)。但也因為當時的土法煉鋼,我們有了最初的團隊,我也和每一位夥伴保持著大量的溝通與互動,在組織突破 20 人之前,大多是由我尋找夥伴與分配任務,一切的合作都非常地扁平化。
但隨著組織持續成長,對於人才的需求劇增,我發現自己在時間心力上已經完全無法負荷,因此「生命設計組」誕生了,大多由心理諮商相關背景的夥伴組成,在招募人才以及團隊凝聚的功能上,發揮了最大的價值,更重要的是,定位每一位幹部在業餘時間投入到 Social AED 的「動機」,以及在大家需要動態調整任務時,成為重要的協調角色。(同場加映:揪團發揮影響力!運用創新設計流程,不花一毛錢也能打造 50 人團隊
生命設計組的出現,讓我開始理解到所有的服務,無論是對內或對外,都是為了讓組織更有機會永續運轉而被創造出來的。
而當組織越來越龐大,我也不再有辦法一對一與每位幹部溝通,因此 Social AED 的組織架構與階層開始出現,有了組長、副組長、組員的分層概念,藉此促進有效的溝通與合作。我們發展出了雙週例會的溝通模式,讓領導職務的幹部能夠用最低限度的投入,持續與跨組別進行串連,各組別內部則是自行決定如何運轉,也因此發展出了不同的小組文化。
然而,Social AED 是由成員在業餘、課餘時間投入而組成的團隊,如何不成為一盤散沙,最重要的就是「標準作業流程」,唯有建立起明確的組織運作模式,無論是組內運作或是跨組運作,才能夠持續遞交有品質、有價值的服務給使用者,也才能讓這一切持續進步、永續經營。
我們都無法保證一輩子都待在這個組織,就連身為發起人的我也是一樣。建立標準作業流程也是我們傳承經驗給後繼者的方式,讓一切有機會標準化,不只是讓影響力能夠延續下去,更是擴大影響力的重要基礎。
在組織規模小的時候,我們互通有無,大家對於願景有清晰的共識,也一同打拼、共享成果。然而,在組織規模擴大後,各組別開始專注在自身業務上,大家漸漸地看不到整個組織的樣貌,因為組織的成長帶動業務成長,不只出現組內的運作問題,在跨組的通力合作更是難上加難。
因此,「營運暨品牌組」便成為了一切的推動與把關者,確保標準作業流程的執行與同等品質的服務輸出,並發展出了全組織 70 人跨組合作、推動策略進化的「策略工作坊」,以及各組別內部運作窒礙難行時的「流程診斷工作坊」。當然,確保品牌的形象與調性,經營 Social AED 的多個通路渠道,同樣也是營運暨品牌組的關鍵任務之一。
(透過流程診斷工作坊,找到小組運作的問題點,並且改善內部作業流程。來源:Social AED)
讓 Soial AED 能持運轉的內部業務,還包括了支援視覺產出與週邊產品的「視覺設計組」,以及讓關鍵服務進入自動化階段與確保資訊安全的「系統開發組」,每個組別的誕生都其來有自,都是在對外提供服務時,漸漸形塑出來的內部服務,也就是我們的內部系統。
透過對外提供使用者服務的外部系統(社會設計孵化系統),與支持外部系統持續運轉的內部系統,成為了我們的組織架構,透過這樣的架構與關鍵資源、以及與社群夥伴保持互惠的關係,形塑出了 Social AED 的「永續運轉模式」。
如今這樣的模式已經開始複製到了「桃園分會」與「高雄分會」,我們相信唯有落地行動才能夠創造價值,透過串連全台灣的資源與人才,建構起社會創新的生態網絡,傳遞「相信自己做得到」的核心信念,並讓社會設計行動能夠如雨後春筍般地出現。
(Social AED 的組織架構包含了外部系統與內部系統。來源:Social AED)

組織的發起人或創辦人,應為願景把關!

組織的樣貌是動態變化的,無法一步到位,更無法直接複製其他組織的架構與運作方式,只能在自己的領域深耕,隨著時間的推移摸索出來。但如何形塑組織,就像是如何推出解決方案,回到最重要的核心,仍然是「市場上有什麼樣的問題需要我們來解決?」,而在打造組織時,這就是「願景」的層次,也是我們「為什麼」而努力。
Social AED 最初的核心幹部大約有 7-8 人,當時我非常珍惜每個人的投入,因此我們約了一場聚餐,詢問大家一個致命的問題:「你認為這個組織的願景是什麼?」,為什麼說這是一個致命的問題呢?因為每個人的回答都不一樣,當我們希望每個人都滿意時,最終的結果就是大家都不太滿意,整合起來的願景,變成了一個四不像,是折衷與妥協的結果。
後來我們因為許多的挫折才意識到這個錯誤,並經歷了一番努力才把組織導向更適合的方向。在這次的教訓中我學習到,「願景」是由發起人或創辦人,揮舞著大旗向大家訴說的夢想,認同這個夢想的人將會加入,願景不能大幅度修正,因為那將不再是組織成立的初衷,可以改變的,是為了往這個願景邁進而制定的階段目標,以及過程中的策略與行動。
這件事情對於 Social AED 這樣用願景驅動行動的組織來說,顯得更加重要。
把關願景,並且讓這個信仰能夠成為我們訴說的故事、以及組織運轉的核心基礎,便是發起人、營運總監與品牌總監的使命。這就是整個 Social AED 的組織樣貌,也是奠基在「創新設計流程」之上,形塑出來的解決方案,是我們 70 多人,一起在下班下課之後打造出來的「社會設計」。
我們希望用自己的行動證明,只要相信自己做得到,並勇敢地踏出第一步,尋找到適合的夥伴與資源,我們都可以用最小的投入,在最適合自己的位置找到屬於自己的角色,踏上社會設計的精彩旅途!(同場加映:人人都能參與的「設計」行動——利用業餘時間,一起當個「社會設計師」

只要擁有堅定的信念,一切挑戰都會成為進步的動力

Social AED 並沒有關注特定的社會議題,對我們來說,聯合國永續發展目標(SDGs)提出的 17 項指標都很重要。我們真正關注的,是人們如何相信自己也能為這個社會帶來良善的影響力,並願意展開小小的第一步。推動這個信念,是 Social AED 堅定不移的使命。
所有踏上社會設計旅途的人們,都渴望找到永續運轉的模式,讓起心動念能夠化為真實。Social AED 透過無數的小失敗摸索出了自己的模式,我們發現一切的重點都是「交換」,無論是內部幹部或是外部夥伴,當每個人都能透過價值的交換而有所獲得,永續運轉的模式便會自然而然地滾動起來,但這一切必定需要經過時間的考驗與淬鍊。雖然不輕鬆,卻絕對值得。
這一路走來有太多心得,總結成幾個重點和大家分享:
  • 願景必須清晰且能夠被訴說,而階段目標與策略都可以隨時修正
  • 組織架構與標準作業流程是永續經營與擴大影響力的基礎,並且需要隨著組織成長而持續優化
  • 團隊夥伴的參與動機會隨時間改變,必須常保任務之外的溝通,確保彼此有所獲得
  • 除了面向使用者的外部服務,也需要有內部服務來支持外部服務能夠標準化地推出
  • 打造組織無法一步到位,從小小的行動延展開來,並摸索出「最適合」的運轉支持系統
  • 在資源匱乏的狀況下,「交換資源的互惠合作」能夠突破現況
  • 「價值交換」是一切的基礎,無論是面向使用者的服務,內部人才的動機與成長、或是整個組織的運轉模式
  • 「創新設計流程」不只適用在產品或服務開發,更能夠植入到組織文化當中:透過跨域共創擁抱各種可能性,高速試錯找到最適合的行動,形塑出組織的「永續運轉模式」
  • 整個 Social AED 的永續運轉模式,就是我們 70 多人下班下課後的「社會設計」
(Social AED 以社群的型態經營,期許創造的影響力能夠感動與啟發更多人。來源:Social AED)
像 Social AED 這樣以願景驅動行動的團隊,除了嚴謹的標準作業流程之外,還有更重要的一件事,那便是凝聚的團隊,對我們來說,多元的「人」聚集在一起,便有無限的可能性,但光有標準作業流程讓大家遵循是不夠的,還需要相信夥伴、相信組織、相信我們的信仰,才能在扣緊願景的前提之下,讓自己與團隊持續地前進、不斷地進步。而接下來我們將會透過專欄和大家聊聊,如何在社會設計的道路上找到自己的使命與成長動能,成為自己心目中的社會設計人才。
打造一個組織並不總是充滿樂趣,必定會有辛苦或心酸的時候,但每個投入 Social AED 的幹部,都找到了自己的「為什麼」,也都在這些歷練中成長、進步。當我們回頭看看自己為何而來,以及攜手走過的歲月痕跡,便會更堅定地繼續走下去。正在看這篇文章的你,若渴望著踏上社會設計的旅途,歡迎參考下方簡介、加入 Social AED 的行列!
核稿編輯:李沂霖
本文為社企流與 Social AED 發起人林紹偉合作專欄,如欲轉載全文至其他介面,請來信洽詢社企流。

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  • 下班後,一起當個「社會設計師」

    下班後,一起當個「社會設計師」

    秉著人人皆可創造改變、參與社會設計之精神,林紹偉創立 Social AED 組織,透過打造在職人士下班後的交流場域、以及舉辦技能養成訓練等活動,匯聚人才與資源,盼能協助眾人成為「社會設計師」,讓下班後的人生更加充滿意義。此專欄將分享 Social AED 實踐社會設計之歷程、以及成為社會設計師所需之心法與新知。

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