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在家辦公效率一樣好!掌握 5 大原則,讓團隊遠端工作也能維持生產力

自 2014 年起,社企流啟動 iLab 育成計畫,致力於成為社會創新創業者的成長引擎,至今已支持 112 位創業者以商業啟動更多、更深遠的社會影響力,計畫期間已創造超過 18 萬位受益者、合作團隊總募集資金也超過 1 億台幣。iLab 將於每月精選創業領域相關文章,與大家一同關注國內外最新趨勢與新知。

社企流/編譯:蘇郁晴

隨著新冠肺炎疫情蔓延,許多企業紛紛轉變工作型態,社企流 iLab 即發現許多社會創新團隊也開始採取全職或輪值的遠端工作機制,以降低群聚感染的風險。擁有豐富遠端工作經驗的廣告行銷公司 Hoxby 便以自身經驗,彙整數年來的執行指南,供剛開始進行遠端工作的企業參考。

遠端工作不只是教會員工如何使用線上協作工具(如 Slack、Google Sites) ,並期許他們能持續利用。若是只教員工如何應用科技,而不將原有的工作習慣與文化一併納入考量,就如同給他們一輛車,但不提供想要他們去往何處的地圖,無法指引他們該如何進行遠端工作。

身為一個團隊的領導者,應該確保每個人在實行遠端工作前已掌握以下 4 點:

  1. 地圖:你們要達成的目標是什麼?

  2. 高速公路法規:為了達成目標,需要建立什麼規範?

  3. 駕駛課程:如何與團隊成員溝通,才能確保他們都有必要的技能與知識?

  4. 駕駛考試:如何確保員工符合預期地使用這些技巧?

而作為領導者該如何帶領團隊進行遠端工作?以下是 5 項關鍵原則:

規則一:不要疑神疑鬼

開始遠端工作後,領導者可能常常擔心是不是沒有人在線上、有沒有人回覆訊息,又或是擔心員工有沒有認真工作。面對這樣的情緒,Hoxby 提出 5 項建議:

  1. 為溝通設定規範

宏觀而言,每個團隊成員都必須在同一個共有平台(如 Slack)中,並將所有的對話從電子郵件移至平台。所有人不僅是要同在一個平台,更要保持活躍,如更新狀態、上傳大頭照等。在 Hoxby,如果有團隊成員一段時間無消無息就會被踢出共有平台。

其他更具體的實用規範,則可依照團隊的工作型態設置,例如,讓溝通更順暢的慣例,或是適合使用標籤、表情符號和置頂留言的時機等。

  1. 盡可能使用視訊訊息溝通並保持人性化

快速地錄製並分享激勵人心的影片訊息,亦是領導並激勵遠端工作團隊的關鍵技能之一。如 Hoxby 的共同創辦人 Alex 和 Lizzie,便定期更新事先錄好的影片,這些影片是未經潤飾、編輯的,給予觀看者更真實、人性化的感覺,彷如影片中的人物就實際在面前講話一般。

  1. 傳達的訊息需明確、清晰

在書面溝通時,少了語調和肢體語言呈現欲傳達的訊息,就需要慎選所用的字詞、標點符號、形容詞和感嘆詞等,才不會造成他人的誤解。

若是擔心單靠文字的傳達,可能無法闡述你的意思,也可透過圖像、表情符號和 gif 進行溝通。

  1. 避免在私人溝通管道中使用不必要的階級制度

大多數的協作平台都有設置公共和私人的溝通管道,使用這些管道時要謹記公平和透明,以降低群體產生任何被排除在外的感覺。當然,討論機密財務訊息的管道可以僅限於某些人,但應盡量避免不必要的階級制度,此舉將有助降低領導者與團隊產生「我們」和「他們」的區隔,使溝通更加順暢。

  1. 隨著團隊規模擴大,子社群也應逐步增加

當一個團隊的業務內容越來越多,每個人都需要在共有的溝通平台上討論工作時,就會造成重要的訊息無法明確傳達給特定的人。這時候就需要依照個人的工作類別或型態創建子社群,子社群的領導者可為成員們創辦新的聯繫管道,確保其內容和重要訊息能夠及時傳達給需要的人。

規則二:不要期望員工會一直守在線上

當手機可以即時回覆訊息、收發電子郵件後,工作與閒暇時間的界線變得越來越模糊。

巴西工業機械業 Semco 執行長 Ricardo Semler 提及 ,「我們很容易就在星期六的晚上回覆工作相關的電子郵件,卻不太會在星期二下午去電影院看場電影。」開啟遠端工作使大家都不用進辦公室,如何衡量工作與休閒的時間分配便是更重要的新課題。

身為一個領導者,該如何確保團隊掌握工作與休閒的平衡呢?

  1. 讓「工作風格」(workstyle)成為團隊的工作價值觀核心

這是另一項重要的大原則。在 Hoxby,每一位團隊成員都會在一週之初設定自己的工作風格——包括在哪裡工作、哪時候工作。

工作風格對你的意義是什麼?——這個核心的問題攸關著團隊成員後續如何安排自己的工作計畫、如何選擇尊重團隊風格的客戶和專案、以及如何招募到符合團隊文化的新人等等。

  1. 以身作則

身為良好的領導者,除了用嘴巴佈達重要規範,自己也需要身體力行,以身作則。領導者可在共有平台上與團隊分享自己的工作風格與規劃,並時時提醒團隊尊重每個人的工作風格。

規則三:了解「生產力」這件事

人在社交媒體上收到通知或是訊息回覆時,會受到體內多巴胺(dopamine)的影響而上癮。證據顯示,當我們分心於不同事物時,可能需要約 23 分鐘才能重新恢復注意力。其中風險在於,若我們將所有時間都花在檢查與工作相關的訊息,而非實際執行工作項目,便會導致團隊生產力下降。

要讓遠端工作團隊儘管分心、卻能保持生產力,以下有 5 個建議:

  1. 協助每個人探索最有生產力的工作型態

對某些人來說,從辦公室轉移至家裡工作可能是一項挑戰。作為團隊成員之一,你可以藉此觀察並學習他人的工作方法,並在過程中更了解自己。

例如,有些人最有精神的工作時間是在早上,或是孩子們晚上上床睡覺之後。你也可以使用「蕃茄工作法」(pomodoro technique)等生產力工具約束自己,仿佛你還身在辦公室中。

領導者也可與員工分享打造專注模式的方法,或是指引他們尋找最合適自己的工作型態。

  1. 養成規律正常的生活作息

每天進辦公室工作已為我們建立了規律的作息——通常我們會在早上 9 點左右與同事一起到達公司,在下午 5 點以後離開。我們也許會喝杯咖啡開始新的一天,然後開啟電腦。每個人每天就是這麼坐著,然後工作 8 小時。

僅觀察這些集體行為就對我們產生極大的影響力,並鼓勵我們做同樣的事。當我們獨自一人在家時,我們的行為就不會受到旁人影響。對此,創造「開始工作」的儀式感就相當重要,例如檢視同事們的訊息、將工作照片發佈至公司群組、前往喜歡的咖啡廳等,都可以發揮開啟工作模式的作用。

  1. 接受工作與閒暇時間的界限越來越模糊

科技越來越發達,許多工作都能在線上完成後,工作與閒暇時間的界線變得越來越模糊。關鍵是自己要清楚花費在兩者間的時間是否保持平衡,若是了解自己的工作型態,就能輕鬆掌握時間。在 Hoxby,這通常都會取決於每個人的工作風格,大家都擁有規劃自己工作和休閒時間的權利。

  1. 工作並非只在辦公桌完成

大量研究顯示,當我們靈光乍現時,可能不是坐在辦公桌前,而是當我們出門跑步或是洗澡的時候。舉例來說,曾獲奧斯卡獎的編劇 Aaron Sorkin 每天沖澡 8 次,以獲得創作靈感。

在 Hoxby,為提升團隊成員的創造力與生產力,每位員工都可自由選擇適合他們的時間和地點工作,此外,Hoxby 也認為,運動可促進每個人的身心健康、且對於提升生產力有所助益,因此,他們與遠端工作交流平台「Remote Workmates」共同推出「World365 programme」計畫,鼓勵遠端工作者兼顧運動的重要。此計畫設定了一個運動目標供全世界的遠端工作者一同完成——在365 天內進行跑步、健走、登山等運動,目標是共同累積可繞地球一圈的距離(約 4 萬公里)。此舉不僅促進工作者重視運動,也提供了彼此交流的機會。

  1. 以輸出的品質作為衡量標準,而不是在線的工作時間

不需要擔心團隊成員花費多少時間工作,應該以成果的品質作為衡量標準。

規則四:幫助團隊成員擺脫舊習慣

若是有團隊成員在共有平台上問一個問題,而這是你可以提供協助的事項,你會怎麼做呢?若是你像其他人一樣,認為同樣的事情之前已經發生過了,所以決定使用電話討論,也許會產生後續的問題。

  1. 善用協作工具,減少使用電話傳達需佈達的事項

若是以電話傳達事情,不但會降低團隊異步工作的生產力,其他成員也無法掌握事情的發展。這將導致相似的對話內容會不斷出現,長遠來看,這些事情會停滯不前,而不是隨著數位時代的發展而進步。

這時,可共享的線上文件、或是公開的討論訊息區等協作平台,就是傳達事情或分享新知的最佳選擇。不但大家都能看到內容,也能共同編輯、更新資訊,有助降低團隊間的資訊落差。

  1. 電子郵件的內容需簡潔有力

數位時代的人們較沒耐心看冗長的內容,因此電子郵件盡量保持簡短,若是有輸入長訊息的必要,可將其放入共享文檔中。

規則五:建立人際關係

遠端工作的另一個缺點是,可能缺乏團隊間的人際關係,以及辦公室帶來的社群感。但只要把握以下要點,就能增強與團隊成員的關係。

  1. 鼓勵個人交流

書面溝通少了需要及時回覆的壓力,可使人們有時間思考,進行較廣、較深的對話內容。尤其對那些害羞內向的人來說,更是一大優勢。

  1. 線上與人交流時要有風度、富有同理心

當我們創立一個人們可以公開分享從心理健康到家庭問題的社群時,這為領導者提供一個可以比從前更了解團隊成員的機會。遠端工作是有助於建立人與人間更深層的關係與聯繫,不管是理解、信任或是同理心。

未來的工作會如何進行?

  1. 靈活的異步工作

事實證明,可以自由選擇彈性的地點與合適自己的時間工作可提升生產力與員工滿意度。

  1. 五臟俱全的堅強團隊

當我們不再需要進辦公室,故意加班、故作表面現象等行為就不會存在了。相反的,檢視生產力的依據便是由成品的質量來評估,如此一來,團隊就會越來越堅強。

如任何事一樣,遠端工作充滿挑戰,但其優勢也不少於劣勢。這將是未來工作的型態,並會為團隊帶來更高的工作效率,也會為公司帶來更多吸引力。新冠肺炎疫情影響許多企業的營運,但也許這也是推動團隊改變工作型態的助力。

進階閱讀——iLab 給社會創業家的 5 力抗體

社企流 iLab 執行團隊秉持陪伴社會創業者度過挑戰的初衷,以 5P 育成原則為基礎,整理了針對領導力(Passion)、影響力(Purpose)、團隊力(People)、策略力(Plan)及獲利力(Profit)5 個關鍵能力的相關公開文章與資源,期望能協助創業者增強「抗體」,更有系統地思考「抗疫策略」。

>> 疫情來襲,社會創業的五力抗體!事業衝擊 5P 應對策略分享 — 上篇
>> 疫情來襲,社會創業的五力抗體!事業衝擊 5P 應對策略分享 — 下篇(內含紓困方案資源彙整)

核稿編輯:李沂霖

自 2014 年起,社企流啟動 iLab 育成計畫,致力於成為社會創新創業者的成長引擎,至今已支持 112 位創業團隊以商業啟動更多、更深遠的社會影響力,計畫期間已創造超過 18 萬位受益者、合作團隊總募集資金也超過 1 億台幣。iLab 將於每月精選創業領域相關文章,與大家一同關注國內外最新趨勢與新知。
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疫情紓困補助看得到卻吃不到?國發基金認購「特別股」可望助 3 千家新創

2020.04.10
合作轉載

為了協助新創短期紓困,國發基金規劃以認購「特別股」方式,提供 6 至 12 個月的營運資金,背後的推手是國發會主委陳美伶,她,看見了哪些問題?

數位時代/文:高敬原

疫情蔓延重創全球經濟,許多資本雄厚的企業遭受重傷,更不用說才剛起步的新創,公司現金流面臨乾涸,急需協助度過難關。

為了協助新創短期紓困,國發基金通過了「行政院國家發展基金對受嚴重特殊傳染性肺炎影響新創事業投資作業要點」。資產規模 5600 億元的國發基金,規劃以認購「特別股」方式,提供 6 至 12 個月的營運資金,預計有 3 千家新創可受惠。

背後的推手,就是國發會主委陳美伶。

補助看得到吃不到?陳美伶看見兩個問題

為了更清楚新創需求,陳美伶用了好幾個周末,拜訪旅遊、區塊鏈、AR/VR 等不同領域的新創業者,「我們要互相幫忙。」

她觀察,除了業績受影響,部分新創本來正計畫募資,投資人卻因為疫情縮手延後,剛萌芽的新創,若資金調度不及,可能就此夭折。

之所以會提出針對新創的紓困方案,是因為陳美伶發現兩個問題:第一,目前政府的紓困,都以融資補助為主,剛起步、營收小的新創若無法提供擔保品,跟銀行貸款難度較高。

其次,現行政府提出的兆元紓困方案都有設定產業補助對象,以最受衝擊的旅遊業來說,以補助旅行社、旅遊從業人員為主。陳美伶分析,許多旅遊類新創提供的是比價、行程規劃等科技服務,並沒有申請設立旅行社,這類新興商業模式,在現行的紓困方案下,恐讓新創成為「漏網之魚」,看得到補助卻吃不到。

拍板認購特別股:做法相對簡易、彈性高

之所以會選用認購特別股的方式,陳美伶解釋,特別股不會參與公司經營與投票,相較於短期融資、發行可轉換公司債,是相對簡單的作法。

新創可以自己設定特別股的發行條件、價格、轉換及贖回辦法(原則上是兩年、年息 1.5% 為原則),無論期限到了想贖回,或是希望國發基金轉換成普通股,通通都可以做到。

不過,部分新創告訴《數位時代》,不清楚如何設定特別股,填寫申請文件恐有困難。陳美伶回應,開放申請的第一天(6 日),已經收到 12 個新創送件,由於每個行業別遇到的困境不同,內部會先依照產業別分類、歸類整理,製作出範本給其他新創參考。此外,也有提供專門窗口,隨時提供有需要的業者諮詢。

對新創一視同仁,疫情嚴峻不排除延長

「疫情對我們最大的幫助,就是讓我們知道,數位轉型必須加快。」陳美伶認為,台灣疫情控制表現有目共睹,政府也很快端出各種紓困方案,不過產業變化快速,已經無法用傳統的方式,去分類、定義新興產業或商業模式的類別,因此,這次國發會必須跳出來救援新創。

這次國發基金紓困新創的目標,共有 4 個:為新創量身打造、門檻彈性最大、救急不救窮、有效率。

以資格來說,原則上並未限制新創成立的時間、資本額,陳美伶表示,台灣對新創定義很多,內部審查判斷的標準,會以是否有「創新的商業模式」為主要依據,只要符合資格就算通過。

新創送件申請後,會採隨到隨審,所有新創全都一視同仁,不會因為產業別,而有審查順序的差異,目標是希望可以在送件後的一個月內,完成撥款。

此外,若新創打算申請經濟部的補助,或是尋求國發基金投資,也都互不衝突,目標以協助新創獲得資金及時雨為最高標準,目前開放申請的時間為半年,若疫情持續嚴峻,也不排除延長。

全文轉載自數位時代,原文標題:兆元紓困吃不到,國發基金認股救 3 千家新創——幕後推手陳美伶訪問

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